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HINWEISE UND REGELN 

 

I. STANDFLÄCHE

  • Die Wunschfläche ist in dem Anmeldeformular mit Länge und Tiefe anzugeben. Die hier eingetragenen Optionen, sind als Wunsch zu sehen. Endgültige Maße werden immer nach möglichem Platz im persönlichen Kontakt endgültig festgelegt. Ein Anspruch auf einen bestimmten Standplatz besteht nicht. Die endgültige Fläche ist der Rechnung zu entnehmen. Eigene Messestände, Aufbauten und Equipment müssen in der Gemieteten Fläche sein. Alle Bauten und Gegenstände die über diese Fläche ragen, sind nicht zulässig.
  • Aufbauten müssen seitens der Händler selbst mitgebracht und innerhalb der gemieteten Fläche aufgestellt werden. Aufbauten sind nur bis 4m Höhe zulässig. Bitte beachtet auch die Standfestigkeit und Sicherheit des Aufbaus. Bei Einstufung von Gefahren seitens der Messeaufsicht oder der Organisatoren, kann es anders falls zu einem Rückbauzwang des Aufbaus kommen.
  • Es ist darauf zu achten, dass stets B1 Stoffe verwendet werden. Dies muss auf Verlangen nachweisbar sein.
  • Der Stand ist sauber und ordentlich zu präsentieren.
  • In der Nacht sorgt der Veranstalter für eine angemessene Überwachung. Es empfiehlt sich seinen Stand mit Planen abzudecken.

II. MIETZINS

  • Für die Nutzung der zur Verfügung gestellten Fläche ist ein Pauschalbetrag zu entrichten. Die Höhe dieses Betrages entnehmen Sie bitte der Rechnung. Die Bezahlung erfolgt durch Überweisung vorab. Die der Rechnung zu entnehmende Frist ist einzuhalten. Bei Nichteinhaltung der Frist behält sich der Veranstalter vor, den Standplatz an den nächsten Bewerber zu vergeben. Der Verzicht auf Standfläche wärend der Veranstaltung hat keine Auswirkung auf die Höhe des Mietzinses.
  • Im Mietzins sind folgende Dinge inbegriffen: Stellfläche, allg. Hausbeleuchtung und von der Stellflächen Größe abhängige Tickets.
  • Sämtliche Preise für Standmiete etc. sind Netto-Preise zzgl. 19% USt.

III. ÖFFNUNGSZEITEN DES HÄNDLERBEREICHES UND HÄNDLERAUSWEISE

  • Öffnungszeiten
    • Besucher:
      • Freitag   14:30 – 23:00 Uhr
      • Samstag 09:30 – 23:00 Uhr
      • Sonntag  09:30 – 17:00 Uhr
    • Händlerbereich:
      • Freitag   14:00 – 20:00 Uhr
      • Samstag   09:00 – 20:00 Uhr
      • Sonntag   09:00 – 17:00 Uhr
  • Der Abbau kann direkt im Anschluss an die Schließung des Händlerbereiches erfolgen, aber erst, wenn alle Gäste die Veranstaltung verlassen haben.
  • Die Aufbauzeiten werden zeitnah weitergegeben, sobald diese feststehen.
    Der Veranstalter wird alles in seiner Macht Stehende tun, damit Auf- und Abbau störungsfrei möglich sind.
  • Die Stände müssen während der gesamten Öffnungszeiten des Händlerbereiches belegt sein. Ein Abbau vor Ende der Öffnungszeit des Händlerbereiches ist, außer in besonderen Fällen, nicht gestattet.
  • Die Anzahl der kostenlosen Tickets (3-Tagestickets) ist abhängig von der final erhaltenen Stellfläche.[Ergänzung(20.08.2023): Bis 10m², 2 Tickets / bis 15m², 3 Tickets / bis 20m², 4 Tickets / ab 25m² 5 Tickets.] Das Standpersonal hat diese immer mit sich zu führen und auf Verlangen vorzuzeigen. Dieser Ausweis berechtigt den Händler, das Messegelände schon kurz vor der Eröffnung der Veranstaltung zu betreten. Ebenso kann auf der Convention verblieben werden, wenn der Händlerbereich für die Besucher bereits geschlossen wurde.
  • Der Erwerb von weiteren Tickets (3-Tagestickets) für je 54€ ist möglich und ist vor Erhalt der Rechnung anzugeben.
  • Eine Weitergabe dieser Ausweise an Dritte ist untersagt.

IV. VERHALTEN AUF DER VERANSTALTUNG

  • Den Anweisungen des Hallenmeisters und der ausgewiesenen Mitglieder des Organisationsteams ist im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung Folge zu leisten. Bei Fragen oder Notfällen ist ein Mitglied des Organisationsteams zu benachrichtigen.
  • Offenes Feuer und Rauchen (auch E-Zigaretten) sind auf der gesamten Convention verboten.
  • Alle Notausgänge sowie sämtliche Flucht- und Rettungswege müssen frei bleiben. Notausgangstüren dürfen nur in Notfällen genutzt werden. Gefahren- und nicht zu betretende Bereiche werden eindeutig markiert, deren Betreten ist untersagt.
  • Der Aussteller ist allein dafür verantwortlich, dass sein aufgestellter Messestand und dessen Nutzung nicht zu Gefahren für Leben oder Gesundheit von Personen führt.
  • Stromanschlüsse sind vorhanden, soweit gemietet. Alle elektrischen Geräte sind im Vorfeld anzumelden, jedoch bedarf der Betrieb von wärmeproduzierenden Gerätschaften – wie bspw. Wasserkocher, Laserdrucker, Herdplatten, Heizungen/Heizlüfter, Kaffeemaschine – eine gesonderte Genehmigung durch den Veranstalter. Kosten für den Strom (Ausnahme: Starkstrom) belaufen sich auf eine Pauschale von 100€ und sind im Vorfeld anzumelden. Der Stromanschluss erfolgt mithilfe von einem Schuko Stecker in der gemieteten Fläche. Eine weitere Verteilung innerhalb der Fläche ist selbstständig mit eigenen mitteln durchzuführen. Besondere Bereiche wie z.B. Notausgänge dürfen nicht mit freien/losen Kabeln behindert werden.  Der Strombedarf vor Ort kann bei nicht getätigter Voranmeldung nicht mehr berücksichtigt werden.
  • Jeder Händler hat seinen Müll ordnungsgemäß und eigenverantwortlich mitzunehmen und zu entsorgen. Bei nicht Einhaltung wird seitens des Veranstalters eine Entsorgung gegen Gebühr von 150€ vorgenommen. Im Vorfeld gab es die Möglichkeit für 50€ eine Müllentsorgung anzumelden.
  • Der Stand ist nach Abbau besenrein und so wie vorgefunden zu übergeben.

V. VERKAUFSTÄTIGKEIT UND WARENANGEBOT

  • Auf der Veranstaltung sollen vorrangig Artikel ausgestellt und verkauft werden, die einen inhaltlichen Bezug zu den Themen Manga, Anime, Japan, Korea, Games und Comics aufweisen.
  • Der Veranstalter gibt keine Absatzgarantien.
  • Waffen und Waffen-Replika jeglicher Art dürfen nicht verkauft oder ausgestellt werden. Dies gilt insbesondere für Messer-, Hieb-, und Stichwaffen. Zudem gilt es, die auf unserer Website befindlichen Waffenregeln einzuhalten.
  • Der Mieter verpflichtet sich, bei seiner Verkaufstätigkeit alle geltenden deutschen Gesetze zu beachten. Hierbei berücksichtigt er insbesondere jene Normen, die dem Schutz von Urhebern dienen und trägt Sorge für die Einhaltung des Jugendschutzes. Dies schließt auch Fan-Arts o.Ä. mit ein.
  • Der Verkauf von Fälschungen und nicht-lizenzierter Waren ist ausdrücklich untersagt.
    • Es dürfen ausschließlich Waren angeboten werden, die einen eindeutigen Copyright-Vermerk des Inhabers der jeweiligen Nutzungsrechte besitzen bzw. von einem offiziell bekannten Distributor oder Verlag stammen.
    • 4.b. Bei einem Verkauf von Originalwaren OHNE Copyright-Vermerk ist der Händler verpflichtet, bei Verdacht eines Verstoßes gegen geistige Eigentumsrechte die Echtheit der Ware mittels Schriftstücken vor Ort nachzuweisen.
    • 4.c. Besteht der Verdacht, dass Waren im Angebot eines Ausstellers/Händlers nicht vom Lizenzgeber des Produktes autorisiert wurden, nicht unter Lizenz produziert wurden oder mit ungültiger/falscher/nicht vorhandener Lizenz verkauft werden, ist der Aussteller/Händler dazu verpflichtet diese Produkte auf Anweisung des Veranstalters oder einer von ihm weisungsberechtigten Person (z.B. Händlerorganisation) aus dem Verkauf zu nehmen. Diese Waren sind für den restlichen Veranstaltungszeitraum von der Verkaufsfläche zu entfernen.
    • 4.d. Im Falle von Meinungsverschiedenheiten über die Beschaffenheit der Ware obliegt die Entscheidung über den Verkauf dieser Ware bem Veranstalter.
  • Pornographisches, rassistisches oder gewaltverherrlichendes Material darf nicht ausgestellt oder angeboten werden.
  • Der Verkauf von sog. „Luckybags“ ist verboten, es sei denn es wurde im Vorfeld eine andere Vereinbarung getroffen. Bei Genehmigung muss der Warenwert angegeben werden. Zudem behält sich der Veranstalter vor, jederzeit eine von ihm oder einer von ihm autorisierten Person ausgewählten Tüten auf ihre Inhalte und Werte zu prüfen. Der Verkauf ist gestattet, wenn die „Luckybags“ geöffnet oder transparent, somit vollständig einsehbar, sind („Rabattbags“).
  • Gewinnspiele, wie zu Beispiel Lotterie oder Tombola, müssen selbstständig und nachweislich angemeldet werden (Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten).
    Zudem muss klar erkenntlich sein, was es zu gewinnen gibt und was die Trostpreise sind. Es darf keine Nieten geben.
  • Der Verkauf von Glasflaschen ab 250ml ist untersagt.
  • Der Händler ist während der Öffnungszeiten für seine Ware und deren Verbleib selbst verantwortlich und sichert keine Verkaufsgarantie zu. Diebstähle können nicht dem Veranstalter zur Last gelegt werden. Bei Zwischenfällen mit Kunden oder Ware (z.B. bei Diebstahl) ist sich umgehend an ein Mitglied des Organisationsteams zu wenden.
  • Gemietete Standflächen dürfen nicht unter- oder weitervermietet werden. Das Anbieten von Waren eines anderen Händlers muss genehmigt werden!
  • Der Mieter verpflichtet sich alle anfallenden steuerlichen Abgaben selbst zu entrichten.
  • Der Mieter ist verpflichtet sich selbstständig und nachweislich bei der GEMA anzumelden und die entsprechenden Gebühren zu entrichten, sofern er GEMA-pflichtige Medien einsetzt. Jegliche Haftung des Veranstalters für nicht entrichtete GEMA Gebühren ist ausgeschlossen.
  • Das Parken ist nur in den dafür vorgesehenen Bereichen erlaubt. Außer es wurden im Vorfeld anderer schriftliche Absprachen getätigt.
  • Der Veranstalter behält sich vor bei mehrmaligen oder gravierenden Verstößen die von ihm zu erbringende Leistung ersatzlos zu streichen und den Händler von der Veranstaltung auszuschließen.
  • Dem Veranstalter ist es zudem freigestellt, Ausstellern/Händlern den Verkauf von Waren auch ohne Nennung von Gründen zu verwehren.
  • Bei Vertragsbruch behält sich der Veranstalter vor, eine Strafgebühr in Höhe ab 150-2000€ zu erheben.
  • Während der Veranstaltung wird es zu Foto- und Filmaufnahmen kommen wird. Diese verwenden wir für den Zweck der Berichterstattung, des Marketings, sowie für Soziale Medien. Diese Aufnahmen könnten in den Sozialen Medien, auf diversen Homepages, sowie gegeben falls in Printmedien veröffentlich werden. Dies gestattet uns Art. 6 Abs. 1 (f) DSGVO, weil wir ein berechtigtes Interesse haben, die Öffentlichkeit über unsere Aktivitäten zu informieren. Unsere genauen Datenschurtzrichtlinien können Sie unter „www.mex-berlin.de/Datenschutzerklaerung“ hier einsehen.

VI. Sonstiges

  • Es ist durchaus gestattet, bei Interesse das Programm wie bspw. einen Workshop besuchen zu können. Diese Absicht ist im Vorfeld jedoch mitzuteilen.
  • Es gelten die Hausregeln der MEX.